Cómo facturar traducciones con Verifactu: IVA, UE y retención
Verifactu no decide el IVA por el idioma ni por el país escrito en la factura. Un traductor debe identificar quién recibe el servicio, localizar la operación, separar retención y gastos, y evitar duplicar el documento cuando una agencia o plataforma expide la factura por su cuenta.
Esta guía parte del supuesto de que utilizas un sistema informático para expedir facturas en territorio común. El SII, los territorios forales y determinadas operaciones excluidas pueden cambiar el resultado; revisa primero el comprobador y las fuentes oficiales enlazadas al final.
Situaciones habituales en traductores e intérpretes
- Proyecto por palabra: conservar recuento, tarifa, pedido y entrega como soporte, y llevar a factura el servicio e importe acordados.
- Interpretación por jornada: reunir fechas, lugar, horas, cancelaciones y gastos aprobados antes de preparar el documento.
- Cliente extranjero: comprobar si actúa como empresario, dónde está establecido y qué regla de localización corresponde antes de reutilizar el IVA de otro cliente.
- Agencia o plataforma: confirmar quién expide materialmente la factura, qué serie utiliza y cómo se acepta para no emitirla dos veces.
- Anticipo: relacionar el cobro inicial con su factura y con el saldo final, sin volver a facturar el mismo importe.
Facturar una traducción a una agencia de la UE
- Cerrar el recuento, la tarifa y los extras según el encargo aceptado.
- Confirmar que la agencia es el destinatario, que actúa como empresario y qué identificación exige.
- Validar la localización del servicio, el modelo 349 y la retención con los datos reales del caso.
- Comprobar si la agencia autofactura o si debes emitir desde tu propio sistema.
- Preparar el concepto, moneda, purchase order y saldo sin copiar contenido confidencial.
- Emitir una sola vez y archivar la factura enlazada al encargo y al cobro.
El ejemplo describe el flujo de trabajo, no decide el IVA, la retención ni el momento fiscal aplicable a un caso concreto.
Qué debería resolver el programa
- País, condición empresarial, NIF-IVA y configuración fiscal revisables por cliente y operación.
- Campos para purchase order, proyecto, periodo, idioma o código de proveedor sin llenar el concepto de datos confidenciales.
- Monedas, cobros y exportaciones que permitan conciliar el importe facturado con lo recibido.
- Retención configurable sin mezclarla con la decisión sobre el IVA.
- Facturas recurrentes en borrador para revisar recuentos, mínimos, urgencias y descuentos antes de emitir.
- Importación o conciliación de autofacturas sin generar una factura paralela.
Antes de contratar, pide al proveedor la declaración responsable de la versión que vas a usar y prueba este flujo con un borrador.
Cliente de la UE o de otro país: localiza primero el servicio
La AEAT publica como regla general que una prestación B2B se localiza donde está establecido el cliente que la recibe. Cuando un profesional establecido en el territorio de aplicación del IVA español presta el servicio a un empresario de otro país, la operación no está sujeta al IVA español; si el cliente empresarial está en otro Estado miembro, la AEAT indica además que se informa en el modelo 349.
No conviertas esa regla en una plantilla para todos los clientes extranjeros. Confirma si el destinatario actúa como empresario, su país, su identificación y si existe una regla particular. Para particulares rige otra regla general y la propia AEAT cita la traducción entre las excepciones cuando el cliente está fuera de la Comunidad; utiliza su Localizador antes de emitir.
Una plataforma puede autofacturar, pero no deben existir dos facturas
La AEAT permite delegar en el destinatario o en un tercero el cumplimiento material cuando se dan las condiciones del Reglamento de facturación. Esa delegación no elimina la responsabilidad de quien está obligado a expedir la factura.
Cuando el cliente expide materialmente la autofactura, la FAQ de la AEAT le atribuye también la generación y, en modalidad Verifactu, la remisión del registro de alta, con la excepción que detalla para el SII. Documenta acuerdo, aceptación, serie y flujo; después importa o concilia el documento sin crear otro por el mismo encargo.
Retención e IVA son decisiones distintas
La AEAT señala que empresarios, profesionales y personas jurídicas tienen, con carácter general, obligación de retener cuando pagan rentas sometidas a retención en el ejercicio de su actividad. Eso no convierte en retenedor a cualquier cliente ni somete automáticamente a retención cualquier factura de traducción.
Configura por separado la localización del IVA, la naturaleza de la renta y la obligación del pagador. Si cambia el cliente, su residencia o la forma jurídica de quien factura, vuelve a validar la plantilla con la asesoría.
Viaje y alojamiento no son suplidos automáticos
Los desplazamientos de una interpretación pueden formar parte de la contraprestación aunque se muestren en una línea separada. La AEAT solo excluye de la base imponible las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente mediante mandato expreso, justificando la cuantía efectiva y sin deducir el impuesto soportado.
Además, la factura del tercero debe estar a nombre del cliente y la cantidad recuperada debe coincidir con el gasto. Si el hotel, billete o kilometraje corresponde al coste propio del profesional, no lo etiquetes como suplido solo porque el encargo permita repercutirlo.
El PO y el archivo traducido apoyan la factura, pero no la sustituyen
Un purchase order, el recuento de palabras, una hoja de horas o el portal de la agencia sirven para comprobar el encargo y calcular el importe. Conserva su relación con la factura, pero deja que un único sistema genere el documento fiscal definitivo y su numeración.
La factura debe identificar el servicio con claridad sin reproducir el contenido del texto traducido. La AEPD recomienda tratar por defecto solo los datos necesarios, con mínima cantidad, extensión, conservación y accesibilidad; usa una referencia de proyecto para mantener separados los datos económicos y el material confidencial.
Un anticipo necesita seguimiento hasta el saldo final
La AEAT incluye con carácter general los pagos anticipados entre los supuestos que deben facturarse. Si una agencia paga un porcentaje al aceptar el encargo, registra el anticipo y relaciónalo con el proyecto y el cobro.
Al cerrar el trabajo, descuenta lo ya facturado y comprueba que el saldo no vuelve a incluirlo. Si el proyecto se cancela, cambia el precio o se devuelve una cantidad, revisa si procede una factura rectificativa en vez de borrar el documento expedido.
Comprobaciones específicas para traductores e intérpretes
- Destinatario real: distingue la agencia que contrata de la empresa final para la que se traduce. La factura debe dirigirse a quien recibe jurídicamente el servicio según el encargo, no a quien aparece en el texto traducido.
- Cliente de la UE: no basta con escribir un país europeo. Verifica que actúa como empresario, su identificación y la operación concreta antes de aplicar la regla B2B o informar el servicio en el modelo 349.
- Cliente particular fuera de la Comunidad: la AEAT incluye la traducción entre las excepciones a la regla general B2C, pero existen reglas particulares. Confirma el resultado con el Localizador de prestaciones de servicios.
- Retención: depende de la renta y del pagador obligado, no de que la factura sea profesional o de que el cliente sea una agencia. Valídala separadamente del IVA.
- Viaje y alojamiento: repercutirlos al cliente no los convierte en suplidos. Para excluirlos de la base deben cumplirse los requisitos publicados por la AEAT.
- Autofactura: si el destinatario expide materialmente el documento, conserva el acuerdo y la aceptación y concilia esa factura; no emitas otra desde tu programa por el mismo servicio.
- Anticipo o cancelación: registra qué se ha cobrado y qué documento se emitió. Una devolución o corrección posterior debe seguir el procedimiento de factura rectificativa aplicable.
- Confidencialidad: describe el servicio y su referencia sin copiar al área de facturación textos, datos personales, diagnósticos, expedientes o credenciales que no sean necesarios.
Lleva estos casos al plan de adaptación imprimible: podrás pedir la evidencia de la versión, ejecutar una corrección y comprobar la salida de datos sin limitar la elección al precio.
Tus fechas límite
Si estás dentro del RRSIF y operas como autónomo: 1 de julio de 2027. Si el obligado es una sociedad sujeta al Impuesto sobre Sociedades: 1 de enero de 2027. Durante 2026 el envío de registros a la AEAT funciona como periodo voluntario de pruebas.
Si hoy emites desde una plantilla, revisa las guías sobre Excel y Word: la AEAT distingue según las funciones y el uso real, no solo por el nombre de la herramienta.
Actividades con procesos relacionados
Fuentes oficiales y revisión
Contenido revisado el a partir de fuentes primarias. Los enlaces llevan al texto oficial vigente o a la información del organismo competente.
- AEAT: guía oficial sobre VERI*FACTU
- BOE: Real Decreto-ley 15/2025 (plazos de 2027)
- AEAT: facturas completas y simplificadas
- BOE: Reglamento de obligaciones de facturación
- AEAT: tipos impositivos de IVA vigentes
- AEAT: quién debe practicar retenciones
- BOE: Ley 37/1992 del IVA
- AEAT: localización del IVA en prestaciones de servicios
- AEAT: delegación de la facturación y los registros del SIF
- AEAT: base imponible del IVA y requisitos de los suplidos
- AEAT: obligación general de expedir factura y anticipos
- AEAT: cuándo emitir una factura rectificativa
- AEAT: contenido obligatorio de facturas completas y simplificadas
- AEPD: protección de datos por defecto y minimización