Verifactu para agencias de marketing: Ads, suplidos y fees
Verifactu no decide si un cargo de Google o Meta Ads es gasto propio o suplido. Una agencia debe identificar quién contrata la publicidad y recibe la factura, separar el fee del presupuesto de medios y dejar que un solo sistema expida cada factura.
Esta guía parte del supuesto de que utilizas un sistema informático para expedir facturas en territorio común. El SII, los territorios forales y determinadas operaciones excluidas pueden cambiar el resultado; revisa primero el comprobador y las fuentes oficiales enlazadas al final.
Situaciones habituales en agencias de marketing y freelances digitales
- Retainer mensual: identificar periodo, servicios incluidos, anticipo y extras aprobados antes de emitir.
- Inversión en medios: distinguir si la plataforma factura al cliente o a la agencia y conciliar cada cargo sin convertirlo automáticamente en suplido.
- Campaña o proyecto: facturar por hitos sin copiar tareas internas, audiencias ni métricas innecesarias.
- Cliente extranjero: validar país, condición empresarial y regla de localización antes de configurar el IVA.
- Autofactura o portal del cliente: confirmar quién expide materialmente y evitar una segunda factura desde el CRM.
- Descuento, devolución o cambio de alcance: conservar la factura emitida y enlazar la rectificativa que corresponda.
Cerrar el fee mensual de un cliente
- Revisar el servicio recurrente, el anticipo facturado y los extras aceptados.
- Separar fee, producción y medios según quién contrató y recibió cada factura.
- Confirmar destinatario, país, IVA y retención con la configuración validada para ese cliente.
- Generar un borrador con periodo, campaña y purchase order sin copiar datos de audiencias.
- Emitir una sola vez desde el sistema adaptado y devolver su referencia al CRM.
- Conciliar cobro y cargos de medios sin convertir el cierre de campaña en otra factura.
El ejemplo describe el flujo de trabajo, no decide el IVA, la retención ni el momento fiscal aplicable a un caso concreto.
Qué debería resolver el programa
- Recurrencia flexible con borradores y revisión de extras antes de emitir.
- Referencias de cliente, campaña, contrato y purchase order.
- Conceptos separados para fee, producción, licencias y medios con su configuración validada.
- Integración con CRM y gestor de proyectos que sincronice estados sin duplicar facturas.
- Clientes, NIF-IVA, países, monedas y reglas fiscales configurables por operación.
- Informes que separen honorarios, costes propios, suplidos validados, anticipos y cobros.
- Rectificativas vinculadas con la factura, la campaña y la causa del cambio sin sobrescribir el original.
Antes de contratar, pide al proveedor la declaración responsable de la versión que vas a usar y prueba este flujo con un borrador.
El gasto en Google o Meta Ads no es automáticamente un suplido
El artículo 78 de la Ley del IVA excluye de la base imponible las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente mediante mandato expreso. La AEAT concreta que la factura debe estar a nombre del cliente, la cantidad recuperada debe coincidir con el gasto efectivo y la agencia no puede deducir el impuesto que lo haya gravado.
Si la plataforma factura a la agencia, esta contrata el medio en nombre propio o añade un margen, no basta con llamar «suplido» a la línea. Define desde la propuesta quién será el anunciante facturado, qué tarjeta paga y cómo se documentan fee, producción y presupuesto de medios.
¿Afecta Verifactu a una agencia de marketing?
No existe una exclusión por trabajar como agencia o freelance digital. La AEAT incluye a los empresarios y profesionales establecidos en España que expiden facturas con un sistema informático cuando no facturan exclusivamente a mano, no están en el SII, no tienen domicilio fiscal en territorio foral y no disponen de una resolución de no aplicación.
Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben adaptar sus sistemas antes del 1 de enero de 2027; el resto de obligados, antes del 1 de julio de 2027. Un CRM que solo guarda oportunidades o prepara borradores no es por ello el emisor: define qué aplicación numera y expide la factura definitiva, y evita que CRM, contabilidad y portal del cliente creen tres documentos por el mismo hito.
Un retainer cobrado por adelantado puede exigir factura
La AEAT incluye con carácter general los pagos anticipados entre los supuestos que deben facturarse. Si el cliente abona el fee antes del periodo o un porcentaje antes de lanzar la campaña, no lo mantengas como simple movimiento bancario hasta el cierre sin revisar su tratamiento.
Separa el anticipo del servicio propio de cualquier fondo entregado para pagar medios por cuenta del cliente. El programa debería relacionar la factura inicial con el periodo, el saldo posterior y la conciliación del cobro sin facturar dos veces el mismo importe.
Cuándo expedir el fee mensual
Si el cliente actúa como empresario o profesional, la AEAT exige expedir y enviar la factura antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo. Cuando el destinatario no actúa como tal, la regla general es expedirla y enviarla al realizar la operación.
La recurrencia del programa no fija por sí sola el devengo. Documenta el periodo o servicio realmente prestado, los hitos y cualquier pago anticipado; configura después el vencimiento de emisión aplicable en vez de elegir la fecha únicamente por el cierre del CRM o el día de cobro.
Cliente extranjero: localiza el servicio antes de configurar el IVA
La AEAT publica como regla general que un servicio B2B se localiza donde está establecido el cliente que lo recibe. Si un empresario español presta el servicio a una empresa de otro país, la operación no queda sujeta al IVA español; cuando el cliente empresarial está en otro Estado miembro, la AEAT señala además su información en el modelo 349.
Para particulares rige otra regla general y existen excepciones, entre ellas determinados servicios de publicidad o consultoría para clientes fuera de la Comunidad. Verifica condición del cliente, país, NIF-IVA y servicio real con el Localizador de la AEAT antes de reutilizar una plantilla.
La retención depende de la renta y del pagador
La AEAT indica que empresarios, profesionales y personas jurídicas están obligados con carácter general a retener cuando abonan rentas sometidas a retención en el ejercicio de su actividad. Eso no significa que toda factura de marketing a una empresa lleve retención.
Confirma si quien factura es una persona física o una sociedad, cómo se califica el ingreso y si el pagador está obligado. Mantén esta decisión separada del IVA y no copies la configuración de un freelance a una agencia constituida como sociedad.
Un cambio de alcance no se corrige reescribiendo la factura
La AEAT exige factura rectificativa cuando faltan datos obligatorios, la cuota de IVA se calculó incorrectamente o se modifica la base por circunstancias como descuentos, resolución de la operación o alteración del precio. Debe expedirse tan pronto como se conozca la causa, dentro de los plazos aplicables.
Conserva la factura original y genera la rectificativa con su causa, la identificación del documento corregido y la rectificación efectuada. Un cambio de fee, alcance o campaña no autoriza a sustituir el PDF expedido ni a reutilizar su número desde el gestor de proyectos.
Una autofactura no autoriza a emitir otra desde el CRM
El Reglamento de facturación permite que el destinatario o un tercero expida materialmente la factura cuando se cumplen sus condiciones. La FAQ de la AEAT recuerda que delegar el cumplimiento material no exime de responsabilidad al obligado tributario.
Antes de aceptar el portal de facturación de un cliente, documenta acuerdo, aceptación, serie, impuestos y sistema que genera el registro Verifactu. Concilia después la autofactura con el proyecto y el cobro, sin crear una factura paralela.
Comprobaciones específicas para agencias de marketing y freelances digitales
- Ámbito: no existe una exclusión por ser agencia o freelance digital. Si expides alguna factura con un sistema informático y cumples las otras condiciones de la AEAT, debes adaptar ese sistema: 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de obligados.
- Emisor real: un CRM que solo prepara presupuestos o borradores no cumple la misma función que el sistema que expide la factura. Documenta dónde nace la factura definitiva y evita que CRM, contabilidad y portal del cliente emitan por el mismo hito.
- Google, Meta u otros medios: un cargo no es suplido solo porque se repercuta al cliente. La factura debe estar a nombre del cliente, existir mandato expreso, cobrarse la cuantía efectiva y la agencia no puede deducir el impuesto que lo grave.
- Fee o comisión: si la agencia contrata el medio en nombre propio, incorpora un margen o factura un paquete de campaña, no reclasifiques automáticamente ese coste como pago en nombre del cliente. Separa servicio propio y justificantes.
- Anticipo: la AEAT incluye los pagos anticipados entre los supuestos que deben facturarse. Si el cliente entrega fondos antes de la campaña, distingue el anticipo del servicio propio de las cantidades que realmente se gestionen por su cuenta.
- Plazo del fee: si el cliente actúa como empresario o profesional, la factura debe expedirse y enviarse antes del día 16 del mes siguiente al devengo. Una automatización mensual no decide por sí sola cuándo se devenga el servicio.
- Cliente extranjero: comprueba si actúa como empresario, dónde está establecido y si existe una regla particular. La regla general B2B localiza el servicio donde está el cliente, pero no debe aplicarse sin validar los datos de la operación.
- Retención: una sociedad y un freelance no generan automáticamente el mismo tratamiento. Confirma la naturaleza de la renta y que el pagador esté obligado a retener; no la actives por usar el concepto «consultoría» o por facturar a una empresa.
- Facturación delegada: si el cliente o una plataforma expide materialmente la factura, conserva el acuerdo y la aceptación exigibles y confirma qué sistema genera el registro. La delegación no elimina la responsabilidad del obligado.
- Cambio posterior: un descuento, una resolución del servicio, una alteración del precio, un dato obligatorio ausente o una cuota de IVA incorrecta pueden exigir factura rectificativa. No reabras ni reemplaces la factura definitiva desde el CRM.
- Datos de campaña: la factura necesita identificar el servicio, no incorporar audiencias, correos de leads, conversiones individuales ni credenciales. Usa una referencia interna y conserva los datos operativos en la herramienta adecuada.
Lleva estos casos al plan de adaptación imprimible: podrás pedir la evidencia de la versión, ejecutar una corrección y comprobar la salida de datos sin limitar la elección al precio.
Tus fechas límite
Si estás dentro del RRSIF y operas como autónomo: 1 de julio de 2027. Si el obligado es una sociedad sujeta al Impuesto sobre Sociedades: 1 de enero de 2027. Durante 2026 el envío de registros a la AEAT funciona como periodo voluntario de pruebas.
Si hoy emites desde una plantilla, revisa las guías sobre Excel y Word: la AEAT distingue según las funciones y el uso real, no solo por el nombre de la herramienta.
Actividades con procesos relacionados
Fuentes oficiales y revisión
Contenido revisado el a partir de fuentes primarias. Los enlaces llevan al texto oficial vigente o a la información del organismo competente.
- AEAT: guía oficial sobre VERI*FACTU
- BOE: Real Decreto-ley 15/2025 (plazos de 2027)
- AEAT: facturas completas y simplificadas
- BOE: Reglamento de obligaciones de facturación
- AEAT: tipos impositivos de IVA vigentes
- AEAT: quién debe practicar retenciones
- BOE: Ley 37/1992 del IVA
- AEAT: base imponible del IVA y requisitos de los suplidos
- AEAT: FAQ sobre el ámbito de aplicación de los SIF
- AEAT: obligación general de expedir factura y anticipos
- AEAT: plazos de expedición y facturas recapitulativas
- AEAT: localización del IVA en prestaciones de servicios
- AEAT: delegación de la facturación y los registros del SIF
- AEAT: cuándo emitir una factura rectificativa
- AEPD: protección de datos por defecto y minimización