Verifactu para arquitectos: fases, anticipos y retención
Un arquitecto puede facturar anteproyecto, proyecto básico, ejecución, dirección de obra, informes o anticipos dentro del mismo encargo. Verifactu afecta al sistema que expide las facturas, no convierte la hoja de encargo, el visado ni una certificación técnica en documentos fiscales, y tampoco decide por sí solo cuándo procede IVA o retención de IRPF.
Esta guía parte del supuesto de que utilizas un sistema informático para expedir facturas en territorio común. El SII, los territorios forales y determinadas operaciones excluidas pueden cambiar el resultado; revisa primero el comprobador y las fuentes oficiales enlazadas al final.
Situaciones habituales en arquitectos y aparejadores
- Proyecto por fases: identificar anteproyecto, básico, ejecución y dirección sin perder el importe contratado, facturado y pendiente.
- Anticipo al aceptar el encargo: emitir el documento que corresponda al cobro y descontarlo después sin duplicarlo.
- Dirección o asistencia continuada: relacionar cada factura con el periodo o hito realmente documentado, no solo con una fecha prevista.
- Certificaciones e informes: conservar el documento técnico como soporte y emitir la factura desde el sistema económico.
- Equipos multidisciplinares: distinguir quién factura al cliente y qué colaboradores facturan al estudio.
Facturar una fase con anticipo previo
- Identificar emisor, cliente, hoja de encargo y fase realmente realizada.
- Revisar el anticipo ya cobrado y la factura que lo documentó.
- Calcular el importe de la fase y descontar lo previamente facturado sin duplicarlo.
- Confirmar IVA y retención según la operación, la forma jurídica y el pagador.
- Añadir una descripción suficiente y la referencia de proyecto sin copiar documentación técnica innecesaria.
- Emitir una sola vez desde el sistema conforme y actualizar facturado, cobrado y pendiente.
El ejemplo describe el flujo de trabajo, no decide el IVA, la retención ni el momento fiscal aplicable a un caso concreto.
Qué debería resolver el programa
- Control por proyecto, fase, porcentaje contratado, facturado, cobrado y pendiente.
- Anticipos enlazados con la factura posterior y el saldo del encargo.
- Retención configurable por emisor, cliente y operación, sin aplicarla como descuento comercial.
- Campos para número de proyecto, pedido, contrato, inmueble o referencia del promotor.
- Separación entre facturas emitidas al cliente y recibidas de colaboradores.
- Archivo de hoja de encargo, visado, certificaciones e informes sin convertirlos en facturas.
- Rectificativas y exportación de datos que mantengan la trazabilidad del documento original.
- Hoja de ruta para factura electrónica B2B sin confundirla con los requisitos de Verifactu.
Antes de contratar, pide al proveedor la declaración responsable de la versión que vas a usar y prueba este flujo con un borrador.
Hoja de encargo, visado y factura deben seguir separados
La hoja de encargo define alcance y honorarios; un visado, certificado o informe documenta aspectos profesionales o técnicos. La factura completa, en cambio, debe identificar a emisor y destinatario, describir la operación con datos suficientes para determinar la base e indicar fecha, tipo y cuota cuando correspondan.
Relaciona esos documentos mediante el código del proyecto, pero conserva cada uno con su fecha e identificador. Un visado o una certificación no sustituye la factura, y la factura no necesita reproducir planos, mediciones ni el contenido completo del expediente.
Facturar por fases no permite elegir cualquier fecha fiscal
Dividir el encargo en anteproyecto, proyecto básico, ejecución o dirección permite controlar alcance y saldo. Para el IVA, la AEAT señala como regla general que los servicios se devengan al finalizar la prestación; si existe un cobro anticipado, el devengo se produce al cobrar por el importe percibido.
Usa la aceptación de cada fase y la documentación de entrega como soporte, pero no conviertas automáticamente la fecha prevista en el contrato, la emisión del visado, el cobro tardío o una certificación interna en la fecha fiscal. Registra qué se prestó, qué se cobró y qué factura se expidió.
La retención depende del profesional y del pagador
La AEAT explica que determinadas personas y entidades deben retener cuando abonan ciertas rentas. Por eso, antes de incluir IRPF hay que comprobar que el arquitecto factura como persona física por una actividad profesional y que el cliente actúa como pagador obligado.
Una factura a un particular no se configura automáticamente igual que otra a una empresa o Administración. Tampoco debe trasladarse sin revisión la retención de un arquitecto autónomo a la factura emitida por una sociedad profesional: confirma emisor, renta y destinatario.
El 15 % y el 7 % no son opciones intercambiables
La AEAT publica un tipo general del 15 % para rendimientos profesionales. El 7 % se aplica, entre otros supuestos reglamentarios, en el año de inicio de una actividad profesional y los dos siguientes; no es una rebaja que pueda activarse solo porque el estudio sea pequeño o el arquitecto se haya colegiado recientemente.
Configura el porcentaje solo después de confirmar que procede y documenta por qué se ha aplicado. En el programa, la retención debe reducir el importe a cobrar sin tratarse como un descuento sobre honorarios ni como una reducción de la base del IVA.
Verifactu y la factura electrónica B2B no son la misma obligación
Verifactu regula los sistemas informáticos que soportan la facturación y sus registros. El Real Decreto 238/2026 desarrolla por separado la factura electrónica obligatoria en operaciones entre empresarios y profesionales, incluidos formatos, plataformas, estados y solución pública.
La aplicación efectiva del régimen B2B se cuenta desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo: doce meses para quienes superen ocho millones de euros de volumen de operaciones y veinticuatro meses para el resto. No deduzcas una fecha B2B fija a partir de los plazos Verifactu de 2027; pide al proveedor que explique ambos planes por separado.
Extras, reducciones y errores después de facturar
Si el cliente amplía el encargo antes de emitir, documenta el cambio y prepara la factura correcta. Si una factura ya expedida incumple un requisito, se modificó la base imponible o se repercutió una cuota incorrecta, la AEAT establece los supuestos de factura rectificativa.
Un servicio adicional contratado después puede ser una operación nueva, mientras que corregir una fase ya facturada puede exigir rectificación. Conserva la relación con la factura original y valida la clasificación; no edites el archivo expedido como si nunca hubiera existido.
Comprobaciones específicas para arquitectos y aparejadores
- Emisor real: identifica si factura el arquitecto como persona física, una sociedad profesional, una UTE u otra entidad. La marca comercial del estudio no determina por sí sola el tratamiento fiscal ni la retención.
- Hito y devengo: la aprobación interna de una fase ayuda a justificar el servicio, pero un hito contractual no fija por sí solo el devengo. Revisa cuándo se presta el servicio y si hubo un cobro anticipado.
- Anticipo: si el cliente paga antes de terminar la prestación, la AEAT sitúa el devengo del IVA en el cobro por el importe percibido y exige factura por el pago anticipado, salvo la excepción prevista para determinadas entregas intracomunitarias.
- Retención: comprueba por separado si el emisor obtiene un rendimiento profesional y si el pagador está obligado a retener. No copies el IRPF de una factura a empresa en otra dirigida a un particular ni a una sociedad sin validar el caso.
- Documentos técnicos: hoja de encargo, presupuesto, visado, certificado final e informe cumplen funciones distintas. Archívalos con el proyecto, pero no uses ninguno como sustituto de la factura.
- Colaboradores: confirma quién presta y factura cada servicio. Una factura del colaborador al estudio y otra del estudio al cliente documentan operaciones distintas; evita crear dos facturas del estudio por el mismo hito.
- Factura electrónica B2B: Verifactu y la factura electrónica entre empresarios son obligaciones distintas. El Real Decreto 238/2026 vincula la aplicación efectiva de la segunda al calendario contado desde la orden ministerial de desarrollo.
- Cambios posteriores: si una fase ya se facturó y cambian base, cuota o datos obligatorios, revisa si procede rectificativa. No sobrescribas el PDF expedido ni reutilices su número.
Lleva estos casos al plan de adaptación imprimible: podrás pedir la evidencia de la versión, ejecutar una corrección y comprobar la salida de datos sin limitar la elección al precio.
Tus fechas límite
Si estás dentro del RRSIF y operas como autónomo: 1 de julio de 2027. Si el obligado es una sociedad sujeta al Impuesto sobre Sociedades: 1 de enero de 2027. Durante 2026 el envío de registros a la AEAT funciona como periodo voluntario de pruebas.
Si hoy emites desde una plantilla, revisa las guías sobre Excel y Word: la AEAT distingue según las funciones y el uso real, no solo por el nombre de la herramienta.
Actividades con procesos relacionados
Fuentes oficiales y revisión
Contenido revisado el a partir de fuentes primarias. Los enlaces llevan al texto oficial vigente o a la información del organismo competente.
- AEAT: guía oficial sobre VERI*FACTU
- BOE: Real Decreto-ley 15/2025 (plazos de 2027)
- AEAT: facturas completas y simplificadas
- BOE: Reglamento de obligaciones de facturación
- AEAT: tipos impositivos de IVA vigentes
- AEAT: quién debe practicar retenciones
- BOE: Ley 37/1992 del IVA
- AEAT: contenido obligatorio de facturas completas y simplificadas
- AEAT: obligación general de expedir factura y anticipos
- AEAT: devengo del IVA en anticipos, servicios y ejecuciones de obra
- AEAT: tipos de retención de rendimientos profesionales
- BOE: Real Decreto 238/2026 (factura electrónica B2B)
- AEAT: cuándo emitir una factura rectificativa
- AEAT: FAQ sobre el ámbito de aplicación de los SIF