Verifactu para academias y colegios: facturas e IVA 2027
Verifactu puede afectar a una academia, colegio o centro cuando expide facturas mediante un sistema informático y cumple las demás condiciones del RRSIF; no por el mero hecho de impartir enseñanza. La exención del IVA, la obligación de facturar y el uso de un SIF son comprobaciones distintas.
Esta guía parte del supuesto de que utilizas un sistema informático para expedir facturas en territorio común. El SII, los territorios forales y determinadas operaciones excluidas pueden cambiar el resultado; revisa primero el comprobador y las fuentes oficiales enlazadas al final.
Situaciones habituales en academias, colegios y centros de formación
- Mensualidades: generar borradores revisables por grupo sin emitir a alumnos dados de baja.
- Matrícula, libros y materiales: mantener conceptos separados y aplicar la configuración fiscal validada de cada uno.
- Cursos para empresas: identificar al cliente facturado y añadir edición o pedido sin copiar datos académicos innecesarios.
- Formación online: decidir qué plataforma cobra y qué sistema expide la factura para evitar duplicados.
- Devolución o cambio de grupo: corregir el documento emitido sin editarlo ni reutilizar su numeración.
Preparar las mensualidades de un grupo
- Revisar alumnos activos, responsables de pago, empresas y descuentos.
- Separar enseñanza, matrícula, materiales y otros conceptos según su configuración validada.
- Generar borradores para el periodo correcto y retirar bajas o duplicados.
- Confirmar en qué casos corresponde factura y qué datos necesita el destinatario.
- Emitir el lote una sola vez desde el sistema adaptado cuando resulte aplicable.
- Conciliar domiciliaciones y devoluciones sin editar las facturas expedidas.
El ejemplo describe el flujo de trabajo, no decide el IVA, la retención ni el momento fiscal aplicable a un caso concreto.
Qué debería resolver el programa
- Lotes recurrentes por grupo, curso y periodo.
- Borradores para gestionar altas, bajas, becas o descuentos antes de emitir.
- Conceptos separados para enseñanzas, materiales y servicios con tratamiento distinto.
- Destinatarios diferenciados: alumno, responsable de pago, empresa o administración.
- Conciliación con domiciliaciones y pasarela de pago.
- Separación entre expediente académico, recibo de cobro y factura.
- Accesos limitados para no trasladar notas, asistencia o necesidades educativas al área económica.
Antes de contratar, pide al proveedor la declaración responsable de la versión que vas a usar y prueba este flujo con un borrador.
No toda actividad denominada «curso» está exenta
La AEAT incluye en la exención educativa, en las condiciones aplicables, la enseñanza escolar, universitaria y de posgrado, los idiomas y la formación o reciclaje profesional. El análisis depende del servicio real y de quién lo presta, no del nombre comercial del curso ni de que se cobre por matrícula o mensualidad.
La propia AEAT excluye de la exención, entre otros supuestos, las entregas de bienes a título oneroso y los cursos a distancia cuya prestación principal consiste en libros, fascículos o vídeos con consultas accesorias. Configura por separado enseñanza, materiales y servicios complementarios.
Una academia no es lo mismo que un profesor particular
La Ley del IVA contempla una exención específica para las clases a título particular prestadas por personas físicas sobre materias incluidas en los planes de estudios. La AEAT aclara que no son clases a título particular cuando la actividad exige alta en tarifas empresariales o artísticas.
Si la enseñanza se organiza como academia o centro de estudios, se considera actividad empresarial. Eso no decide por sí solo que lleve IVA: el centro debe analizar si sus servicios encajan en la exención educativa general, pero no puede trasladarse automáticamente la regla del profesor individual.
Enseñanza exenta no siempre significa «sin factura»
La AEAT incluye muchas operaciones exentas del artículo 20 entre las excepciones a la obligación de facturar. Sin embargo, obliga a expedir factura cuando el destinatario es empresario o profesional, una Administración pública o una persona jurídica que no actúa como empresario, y cuando un particular la exige para ejercer un derecho tributario, además de otros supuestos publicados.
Antes de lanzar las mensualidades, clasifica cada tipo de cliente y operación. Un recibo bancario acredita el cobro, pero no sustituye la factura cuando esta es obligatoria ni debe convertirse en una segunda factura si el documento fiscal ya se emitió.
¿Afecta Verifactu a un colegio o una academia?
La AEAT vincula el RRSIF a empresarios y profesionales que expiden facturas mediante un sistema informático y cumplen las demás condiciones de ámbito. Una enseñanza exenta o una operación que no deba documentarse con factura no entra en Verifactu por el simple hecho de registrarse en una plataforma de gestión.
Si el centro expide alguna factura completa o simplificada con un SIF, el reglamento sí puede resultar aplicable a esa facturación. Define qué estado es borrador, recibo y factura para que una domiciliación, el campus virtual o la pasarela de pago no generen dos documentos fiscales.
Matrícula, reserva y mensualidad anticipada
La AEAT incluye con carácter general los pagos anticipados entre los supuestos que deben facturarse. Si una matrícula o reserva remunera por adelantado una plaza o un periodo de enseñanza, no la mantengas como un simple movimiento bancario hasta el final sin revisar antes qué documento corresponde.
El programa debería relacionar cobro, alumno o empresa, curso, periodo y factura posterior. Al emitir el saldo, descuenta lo ya documentado y conserva la trazabilidad de una devolución o baja sin borrar la factura expedida ni volver a facturar el mismo importe.
Alumno, pagador y destinatario de la factura pueden ser distintos
Una inscripción puede corresponder a un alumno, cobrarse al padre, madre o tutor y facturarse a una empresa. Antes de emitir, confirma quién recibe el servicio, quién paga y quién debe figurar como destinatario fiscal; no sustituyas sus datos por el nombre del grupo o por el titular de la cuenta bancaria.
La AEAT exige en la factura completa la identificación y domicilio del destinatario, además de una descripción suficiente de la operación. El sistema debe permitir identificar curso, edición o periodo sin trasladar información académica que no sea necesaria para documentar el servicio.
La facturación no necesita copiar el expediente académico
La AEPD explica que la protección de datos por defecto exige tratar únicamente los datos necesarios para la finalidad definida y limitar cantidad, extensión, conservación y accesibilidad. En la práctica, el área económica no debería recibir por defecto notas, asistencia, adaptaciones o necesidades educativas si esos datos no son necesarios para facturar.
Configura permisos por función, exportaciones con campos mínimos y conceptos comprensibles pero prudentes. Conserva en el expediente académico la información que justifica la prestación y lleva a la factura solo la identificación y descripción necesarias para cumplir su finalidad.
Comprobaciones específicas para academias, colegios y centros de formación
- Exención educativa: no nace por llamar «curso» al servicio. La AEAT distingue la enseñanza escolar, universitaria, de idiomas y la formación profesional o de reciclaje, y exige analizar quién la presta y qué actividad se realiza.
- Profesor particular y academia: la exención específica para clases particulares se refiere a personas físicas que enseñan materias incluidas en planes de estudio. Una actividad organizada como academia es empresarial y debe analizarse por las reglas aplicables al centro y al servicio.
- Materiales y servicios accesorios: las entregas de bienes a título oneroso no quedan incluidas automáticamente en la exención educativa. Separa libros, uniformes, comedor, alojamiento u otros conceptos y no copies el tratamiento de la mensualidad.
- Obligación de facturar: muchas operaciones educativas exentas están exceptuadas, pero la AEAT exige factura, entre otros casos, cuando el destinatario es empresario o profesional, una Administración o una persona jurídica, o cuando un particular la necesita para ejercer un derecho tributario.
- RRSIF: Verifactu no crea una factura donde la normativa no la exige. Si el centro expide voluntariamente una factura mediante software y cumple las demás condiciones de ámbito, ese sistema sí debe ajustarse al RRSIF.
- Factura simplificada: la enseñanza no figura entre las operaciones con límite sectorial de 3.000 €. Si corresponde emitir factura, aplica el límite general de 400 € salvo otro supuesto o autorización.
- Matrícula o mensualidad anticipada: la AEAT incluye con carácter general los pagos anticipados entre los supuestos que deben facturarse. Define si cada cobro remunera por adelantado una operación y enlázalo con la factura posterior sin duplicarlo.
- Datos del destinatario: alumno, responsable de pago y destinatario fiscal pueden no coincidir. La factura debe contener los datos exigidos del destinatario cuando proceda, pero no necesita copiar asistencia, calificaciones, necesidades educativas ni el expediente completo.
Lleva estos casos al plan de adaptación imprimible: podrás pedir la evidencia de la versión, ejecutar una corrección y comprobar la salida de datos sin limitar la elección al precio.
Tus fechas límite
Si estás dentro del RRSIF y operas como autónomo: 1 de julio de 2027. Si el obligado es una sociedad sujeta al Impuesto sobre Sociedades: 1 de enero de 2027. Durante 2026 el envío de registros a la AEAT funciona como periodo voluntario de pruebas.
Si hoy emites desde una plantilla, revisa las guías sobre Excel y Word: la AEAT distingue según las funciones y el uso real, no solo por el nombre de la herramienta.
Actividades con procesos relacionados
Fuentes oficiales y revisión
Contenido revisado el a partir de fuentes primarias. Los enlaces llevan al texto oficial vigente o a la información del organismo competente.
- AEAT: guía oficial sobre VERI*FACTU
- BOE: Real Decreto-ley 15/2025 (plazos de 2027)
- AEAT: facturas completas y simplificadas
- BOE: Reglamento de obligaciones de facturación
- AEAT: tipos impositivos de IVA vigentes
- AEAT: quién debe practicar retenciones
- BOE: Ley 37/1992 del IVA
- AEAT: exenciones relativas a actividades educativas
- AEAT: excepciones a la obligación de facturar
- AEAT: FAQ sobre el ámbito de aplicación de los SIF
- AEAT: contenido obligatorio de facturas completas y simplificadas
- AEAT: obligación general de expedir factura y anticipos
- AEPD: protección de datos por defecto y minimización