¿Mi programa de facturación de toda la vida vale para Verifactu?
Hay que comprobarlo
La respuesta
Depende de la versión instalada, no solo del nombre del programa. El fabricante debe haberla adaptado y emitir la declaración responsable correspondiente. Cuando el RRSIF ya te resulte exigible, conservar una versión no adaptada con capacidad para seguir expidiendo facturas puede entrar en el supuesto sancionador de tenencia; la aplicación concreta requiere valorar los hechos.
El matiz importante
La AEAT distingue entre facturar y consultar históricos: conservar la base de datos antigua podría no vulnerar la norma si se usa solo como archivo y el programa ya no permite emitir nuevas facturas. No basta con prometer que no lo usarás si técnicamente conserva esa capacidad.
Ejemplo resuelto: una exportación que cuadra y aun así falla
Ejercicio original con documentos e importes ficticios, sin desglose fiscal. No procede de una exportación de un proveedor. Sirve para detectar un fallo operativo, no para confeccionar facturas ni validar impuestos.
| Documento de origen | Importe de ejemplo | Qué aparece en destino |
|---|---|---|
| A-001 | 120 € | A-001: 120 € |
| A-002 | 80 € | A-002: 80 € |
| A-003 | 80 € | Otra copia de A-002: 80 €. Falta A-003. |
| R-001, relacionado con A-001 | −20 € | R-001: −20 €, pero sin enlace a A-001. |
Conclusión del ejemplo: Origen y destino tienen cuatro filas y suman 260 €. Esos dos controles pasan, pero hay un identificador duplicado, un documento ausente y una relación perdida. La migración del ejemplo no se acepta.
Reproduce la comprobación en tu caso
Compara identificadores dentro de cada emisor y serie, importes y relaciones entre documentos. Repite la exportación y la importación en un entorno de prueba después de corregir el mapeo. Conserva el histórico accesible hasta resolver las diferencias.
Continuar con el registro de pruebas y la decisión de migración →
Qué comprobar en tu caso
- Nombre comercial, productor y número exacto de cada versión instalada, no solo la marca del programa.
- Declaración responsable visible y coincidente con esa versión; la AEAT exige una declaración para cada versión del producto.
- Ruta de actualización, fecha prevista, coste y soporte que ofrece el productor antes de tu plazo de 2027.
- Equipos, servidores, escritorios remotos, módulos, TPV y copias locales que todavía pueden expedir o gestionar facturas.
- Exportación legible de facturas, series, rectificativas, clientes, productos y documentos vinculados antes de modificar la instalación.
- Capacidad real de emitir una factura nueva después de la migración, incluso con otro usuario, empresa, serie o terminal.
- Evidencia de la desinstalación o modificación que impide facturar desde la versión sustituida.
- Fecha límite aplicable y revisión con la asesoría si existe duda sobre el supuesto sancionador concreto.
Pasos antes de decidir
- Haz inventario de instalaciones, empresas, usuarios, módulos y series, y crea una copia de seguridad recuperable antes de tocar nada.
- Pide al productor la declaración responsable de tu versión y una ruta de actualización fechada por escrito.
- Exporta facturas, clientes, productos, series, rectificativas y adjuntos en formatos que puedas consultar sin depender del programa.
- Compara la actualización con una migración y prueba ambos caminos con borradores y datos de muestra, sin emitir facturas fiscales ficticias.
- Comprueba que el sistema nuevo conserva la numeración, los documentos relacionados y el acceso que necesita la asesoría.
- Desinstala o modifica técnicamente cada instalación antigua para que no pueda expedir nuevas facturas, conservando evidencia de la operación.
- Revisa una muestra del archivo histórico y anota quién custodia la exportación, las copias de seguridad y las declaraciones responsables.
Consultar históricos no es lo mismo que conservar capacidad para facturar
La AEAT indica que no siempre es necesario eliminar el programa utilizado hasta 2026. Si su base de datos se emplea exclusivamente para guardar o consultar facturas históricas y ya no permite emitir nuevas facturas, conservarla podría no vulnerar la normativa.
La condición es técnica y acreditable. La FAQ menciona la desinstalación o una modificación que haga imposible expedir facturas a partir de una fecha. Si, cuando ya te resulte obligatorio el RRSIF, la versión no adaptada conserva capacidad para facturar, su mera tenencia puede entrar en el artículo 201 bis.2, previa valoración de la conducta y la responsabilidad.
La declaración debe corresponder a la versión exacta
Que el fabricante anuncie «compatible con Verifactu» no acredita cualquier edición instalada. La AEAT exige que el productor emita una declaración responsable para cada versión, incluso cuando la variación parezca pequeña.
La declaración debe estar accesible dentro del propio SIF y también fuera del producto para el cliente o potencial usuario. Anota nombre, código y versión, guarda el documento y compáralo con cada instalación que pueda facturar.
Actualizar suele ser la primera opción, pero hay que comprobar el resultado
La AEAT recomienda consultar al fabricante por si ofrece una versión adaptada. Una actualización puede conservar clientes, históricos y flujos, pero no des por hecho que todos los equipos, módulos o bases de datos se actualizan al mismo tiempo.
Pide por escrito la versión de destino, la declaración aplicable, los requisitos técnicos y qué ocurre con instalaciones sin mantenimiento. Después verifica la versión que queda realmente operativa en cada puesto que expide o administra facturas.
Cómo cerrar una migración sin perder los históricos
La AEAT considera aconsejable exportar los registros para no depender del SIF antiguo. Antes del cambio, saca las facturas con numeración y fechas, rectificativas, clientes, productos, series y documentos vinculados; comprueba que puedes localizar y leer una muestra fuera del programa.
No confundas un PDF de cada factura con una migración completa. Pregunta qué importa el sistema nuevo, conserva los ficheros originales y documenta las diferencias en estados de cobro, adjuntos, relaciones y campos que no puedan trasladarse.
Desactiva todas las instalaciones, no solo el ordenador principal
El inventario debe incluir servidores, copias locales, escritorios remotos, portátiles, TPV y módulos que generan facturas. Una base antigua olvidada en otro equipo puede conservar la misma capacidad que se pretendía retirar.
La FAQ no impone una única técnica: menciona la desinstalación y también una modificación que haga imposible emitir desde una fecha. Guarda evidencia del cambio y prueba que ningún usuario, empresa o serie puede crear una factura nueva; conserva el histórico en un formato consultable separado siempre que sea viable.
La multa de 50.000 € no es una sanción automática por tener archivos
El artículo 201 bis.2 de la Ley General Tributaria tipifica la tenencia de sistemas que no se ajustan al artículo 29.2.j) cuando debían estar certificados o cuando se han alterado dispositivos certificados; la sanción prevista es de 50.000 € por ejercicio.
La AEAT aplica esa regla al programa antiguo con capacidad de facturar después de la fecha obligatoria, pero añade que debe valorarse el comportamiento y la responsabilidad del obligado. Por eso esta guía no equipara guardar históricos con una infracción ni afirma que toda instalación antigua produzca automáticamente una multa.
Preguntas frecuentes sobre mi programa de facturación antiguo y Verifactu
¿Puedo conservar mi programa antiguo para consultar facturas?
Sí puede ser posible si se usa exclusivamente para guardar o consultar históricos y ya no permite expedir nuevas facturas. La AEAT exige poder acreditar esa pérdida de capacidad; no basta con decidir que no volverás a pulsar «emitir».
¿Tengo que desinstalar obligatoriamente el programa antiguo?
No es la única opción citada por la AEAT. La FAQ menciona la desinstalación como forma normal, pero también admite una modificación que haga imposible emitir facturas desde una fecha. Debes poder demostrar que la capacidad de facturación ha desaparecido.
¿La mera tenencia del programa antiguo supone una multa de 50.000 €?
No por conservar únicamente un archivo histórico sin capacidad de emitir. El riesgo descrito por la AEAT aparece, después de tu fecha obligatoria, cuando el SIF no adaptado mantiene capacidad de facturar; incluso entonces señala que deben valorarse la conducta y la responsabilidad del obligado.
¿Cómo sé si mi versión está adaptada?
Comprueba el número exacto de la versión instalada y su declaración responsable. La AEAT exige una declaración para cada versión del producto, accesible dentro del SIF y también para clientes o potenciales usuarios fuera del programa.
¿Es mejor actualizar el programa o migrar a otro?
Primero pregunta al fabricante si existe una versión adaptada que conserve tus datos y flujos. Compara después soporte, coste, declaración, exportación y pruebas. Si no ofrece una respuesta verificable, prepara una migración con tiempo y no esperes a la fecha límite.
¿Qué debería exportar antes de cambiar de programa?
Como mínimo, facturas, numeración, fechas, rectificativas, clientes, productos, series y documentos vinculados. Comprueba una muestra fuera del programa antiguo y confirma qué puede importar el sistema nuevo; los PDF por sí solos no reconstruyen necesariamente todas las relaciones.
Qué hacer
Pide por escrito la declaración responsable de tu versión. Si vas a migrar, exporta los históricos y solicita al proveedor una forma verificable de desactivar la emisión de nuevas facturas en la instalación antigua.
Documentación comprobada
¿Vas a migrar o contratar? Usa el plan de adaptación para documentar la versión, probar una corrección y ensayar la exportación antes de decidir.
Sigue comprobando tu caso
Otras comprobaciones frecuentes
Fuentes oficiales y revisión
Contenido revisado el a partir de fuentes primarias. Los enlaces llevan al texto oficial vigente o a la información del organismo competente.